Hướng dẫn 1 số nghiệp vụ trong phân hệ quản lý kho.

Thảo luận trong 'Kho Hàng và Sản Xuất' bắt đầu bởi xuantongmuoi, 19/7/13.

  1. xuantongmuoi New Member

    Thiết lập nhà kho
    Tạo 1 warehouse mới:
    Warehouse->Configuration->Warehouse Management->Warehouses
    [IMG]
    Hình 1. Tạo nhà kho mới.
    Xuất hiện giao diện warehouse. Để tạo nhà kho mới tại giao diện nhấp New:
    [IMG]
    Hình 2. Giao diện nhà kho.
    Tại form tạo warehouse, nhập vào các thông tin sau:
    [IMG]
    Hình 3. Giao diện nhập thông tin nhà kho.
    Các thuộc tính:
    -Name: tên của kho (do người quản lý đặt).
    -Location input: nơi nhập những sản phẩm đặt hàng từ các nhà cung cấp tại nhà kho đó. Người dùng cũng có thể đặt Location input cùng với location stock (vị trí tồn kho)nếu muốn kiểm soát nguồn nguyên liệu đầu vào tại kho đó.
    -Location output: nơi lưu trữ tất cả các nguyên vật liệu hay sản phẩm để bàn giao cho khách hàng. Không nên đặt vị trí đầu ra cùng với vị trí tồn kho, thay vào đó nên là vị trí có cùng hoặc cao hơn cấp độ tồn kho.
    -Location stock: nơi các sản phẩm có sẵn để giao cho khách hàng trực tiếp từ kho . Tất cả các sản phẩm đều trong trạng thái sẵn sàng giao hàng tại địa điểm kho hoặc các địa điểm phân nhánh(các kho dự phòng) của kho.
    [IMG]
    Hình 4. Giao diện Location stock
    -Owner address: địa chỉ kho đó, thường địa chỉ kho lý tưởng có thể là địa của công ty. Người dùng có thể bỏ trống hoặc nhập vào để thuận lợi cho việc quản lý.
    [IMG]
    Hình 5. Giao diện Owner address
    Sau khi nhập đầy đủ thông tin, nhấp Save để hoàn tất việc tạo kho. Thông tin kho được tạo sẽ được cập nhật tại đanh sách kho quản lý:
    [IMG]
    Hình 6. Giao diện thông tin kho
    Tự động hóa hoạt động thu mua:
    Khi lượng tồn giảm vượt mức tối thiểu, hệ thống sẽ thông báo người dùng để tiến hành mua thêm sản phẩm để đáp ứng. Có nhều phương pháp tự động hóa thu mua sản phẩm thực hiện bởi OpenERP. Trong warehouse, ta có thể thực hiện bằng cách sử dụng mục “Minium Stock Rules” tự động hóa cho việc yêu cầu bổ sung hàng tồn kho.
    Quy tắc hoạt động: khi lượng tồng kho ảo của các sản phẩm cho các vị trí kho thấp hơn so với lượng tồn kho tối thiểu được quy định của từng sản phẩm, hệ thống sẽ tự động đưa ra yêu cầu để tang lượng tồn tới mức tối đa đã được quy định.
    Quy trình thực hiện:
    Tại thư mục Warehouse, chọn: Configuration ->Automatic Procurements -> Minimum Stock Rules.
    Tại đây chúng ta thiết lập mức tồn kho tối thiểu/ tối đa cho từng sản phẩm ở từng kho.
    Tại mục “Minium Stock Rules”, chọn New để lập lượng tồn mới cho sản phẩm:
    [IMG]
    Hình 7. Lập lượng tồn cho sản phẩm
    Chúng ta cũng có thể điều chỉnh mức tồn kho tối thiểu / tối đa của từng sản phẩm để tối ưu hóa việc quản lý và hoạt động tồn kho. Ví dụ: thay đổi lượng tồn tối đa của sản phẩm Name OP/00001 từ 20 lên 25.
    Sau khi nhập thông tin, nhấp Save để lưu và cập nhật lượng tồn
    [IMG]
    Hình 8. Cập nhật mức tồn kho
    Một khi các quy tắc đã được cấu hình đúng, người quản lý mua chỉ cần nhìn vào danh sách các đơn đặt hàng để xác nhận với các nhà cung cấp bằng cách sử dụng trình đơn:
    Purchases-> Purchase Management -> Requests for Quotation
    Ngoài ra, cũng có thể thiết lập số lượng nhiều trong các quy tắc tồn kho tối thiểu. Nếu đặt số lượng nhiều, ví đụ tổng lượng mua là 13 sản phẩm, hệ thống sẽ đề xuất mua sắm 15 chiếc, mà không phải là 13. Trong trường hợp này nó sẽ tự động làm tròn lên số lượng.
    Trong quy tắc tồn kho tối thiểu, khi chỉ ra một kho nó cho thấy một vị trí tồn theo mặc định trong kho đó, có thể thay đổi vị trí đó theo mặc định khi lịch trình hoàn tất, theo vị trí và không bằng kho.
    Lập lộ trình thu mua:
    Ngoài ra, có thể dùng master production plan (hay còn gọi là MPS - Master Production Schedule) để tạo ra các dự đoán cho nguyên liệu vào và ra. MPS được hoạt động dựa trên dự đoán của đầu vào và đầu ra bởi người quản lý hậu cần.
    Lưu ý: MPS, Procurement and Production. OpenERP phân biệt giữa sản xuất, mua và mua sắm.
    Sản xuất là sản xuất, mua là mua lại hàng hóa từ người khác, và mua sắm là một trong hai hoặc cả hai. Vì vậy,sẽ là tốt hơn để gọi MPS là Lộ trình thu mua sản phẩm. Từ nhà cung ứng đến khách hàng:
    Bây giờ chúng ta sẽ làm một ví dụ thực tế bằng cách điều chỉnh các hoạt động quản lý tồn kho. Những nhiệm vụ chúng ta sẽ thực hiện:
    -Định nghĩa (tạo) sản phẩm vật tư, hàng hóa mới và thiết lập lượng tồn kho ban đầu.
    -Nhận sản phẩm từ một nhà cung cấp.
    -Phân phối sản phẩm cho khách hàng.
    -Phân tích tình trạng tồn kho.
    Định nghĩa một mã vật tư, hàng hóa mới:
    Mô tả: thêm một vật tư, hàng hóa mới vào danh sách hàng trong kho khi có mặt hàng, vật tư mới được nhập về.
    Cách thức thực hiện:
    Warehouse-> Product!->Products-> click New để tạo sản phẩm mới:
    [IMG]
    Hình 9. Product.
    [IMG]
    Hình 10. Giao diện tạo sản phẩm và list sản phẩm đã tạo.
    Tại form tạo sản phẩm mới, nhập các thông số. Trong đó chú ý tới các thông số sau:
    Thông tin sản phẩm vật tư, hàng hóa:
    -Product type: cho biết sản phẩm đó có được quản lý tồn kho hay do OpenERP quản lý hay không. Có 3 loại sản phẩm:
    Stockable: sản phẩm vật tư, hàng hóa này được dùng trong quản lý hàng tồn và việc bổ sung được làm tự động ít hay nhiều được xác định bởi các quy tắc được lập trong hệ thống. Ví dụ: xe đạp, máy tính,…
    Consumable: sản phẩm vật tư, hàng hóa được quản lý trong quản lý tồn kho, có thể nhận từ nhà cung cấp, phân phối cho khách hàng hoặc tự sản xuất ra. Tuy nhiên, cấp độ quản lý tồn kho của sản phẩm không được đặt dưới sự quản lý của hệ thống. OpenERP giả định rằng sản phẩm có đủ trong kho, cho nên không thể tự động bổ sung mà chỉ thông báo tình trạng tồn kho hiện tại để người dụng lên kế hoạch mua hoặc liên hệ nhà cung cấp để nhập thêm.
    Service: sản phẩm không nằm trong các hoạt động tồn kho.
    -Supply methods: OpenERP hỗ trợ hai phương pháp cung cấp:
    Sản xuất: khi sản phẩm được sản xuất hoặc dịch vụ được cung cấp từ các nguồn tài nguyên nội bộ.
    Mua: khi sản phẩm được mua từ một nhà cung cấp.
    -Cost Price: giá mua.
    -Sale Price: giá bán sản phẩm lúc xuất kho.
    [IMG]
    Hình 11. Thông tin sản phẩm trong kho.
    Xác định số lượng lưu kho ban đầu cho vật tư, hàng hóa mới
    -Quantity: số lượng nhập kho ban đầu.
    -Location: địa điểm nhập
    [IMG]
    Hình 12. Xác định lưu kho ban đầu
    Xác định nhà cung ứng sản phẩm:
    -Supplier: tên nhà cung ứng.
    -Minimal quantity: lượng cung ứng tối thiểu.
    -Delivery lead time: thời gian phân phối tới địa điểm đó
    -Supplier UoM(Unit of Measure): đơn vị tính của nhà cung ứng khi phân phối vật tư, hàng hóa tới kho. [IMG]
    Hình 13. Xác định nhà cung ứng sản phẩm
    Thiết lập mô tả sản phẩm vật tư, hàng hóa
    [IMG]
    Hình 14. Thiết lập mô tả sản phẩm vật tư hàng hóa
    Lập vòng đời cho sản phẩm vật tư, hàng hóa (gồm các thông tin về thời hạn sử dụng sản phẩm, ngày hết hạn, thời điểm thông báo sản phẩm hết hạn để lên kế hoạch loại bỏ hoặc thay thế)
    [IMG]
    Hình 15. Lập vòng đời cho sản phẩm
    Sau khi hoàn tất việc nhập thông tin, nhấp Save để hoàn tất và cập nhật sản phẩm và danh mục Product:
    [IMG]
    Hình 16. Danh mục sản phẩm.
    Cập nhật sản phẩm mới trong danh mục sản phẩm
    -Stock- kiểm kho: Trong biểu mẫu mỗi sản phẩm, bạn có thể thấy hoạt động Lưu kho theo địa điểm sẽ cho biết cấp độ lưu kho theo từng sản phẩm khác nhau theo các địa điểm đã được chọn. Nếu người dùng không chọn vị trí lưu kho, openerp sẽ tính toán lưu kho cho tất cả các địa điểm vật lý.
    -Trong lưu kho, có 2 hình thức quan trọng trong mỗi biểu mẫu sản phẩm:
    Real stock: số lượng hàng thực tế còn trong kho.
    Virtual stock: tồn kho ảo - số lượng lý thuyết còn trong kho. Số lượng lý thuyết = số lượng thực – số lượng sắp xuất + số lượng chuẩn bị nhập vào.
    -Tồn kho ảo rất hữu ích để người bán có thể biết được những gì cần bán. Nếu tồn kho ảo lớn hơn tồn kho thực tế, có nghĩa là sắp có lượng hàng mới nhập về. Nếu nhỏ hơn có nghĩa là mặt hàng đó nằm trong đơn hàng hoặc sử dụng cho việc khác.
    Lập lịch trình cho kho:
    Lập lịch trình (hay tính toán nhu cầu kho) là việc tính toán lượng sản phẩm hiện còn trong kho để dự trù lượng sản phẩm sẽ nhập thêm để đáp ứng số lượng tồn kho theo yêu cầu. Theo mặc định, hoạt động sẽ được tự động thực hiện mỗi ngày. Người dùng có thể tự tính toán lượng cần nhập hoặc để hệ thống tự động lập kế hoạch giao hàng.
    Tự động lập kế hoạch:
    Sử dụng đường dẫn: Schedulers -> Compute Schedule
    Hệ thống sẽ lấy thông tin lượng tồn hiện có so sánh với lượng tồn yêu cầu sản phẩm đã được quy định (trong Minium Stock Rules) để lập các yêu cầu giao hàng. Sau đó, hệ thống sử dụng các tham số trong các sản phẩm, các nhà cung cấp và công ty để xác định ưu tiên giữa các đơn hàng cho các sản phẩm khác nhau và tiến hành giao hàng và mua hàng từ nhà cung cấp. Quy trình này được hệ thống thực hiện tự đông và thường áp dụng cho những sản phẩm thuộc loại Stockable.
    Lập kế hoạch giao/ mua hàng:
    Sử dụng đường dẫn: Schedulers -> Procurement Exceptions
    [IMG]
    Hình 17. Kế hoạch giao mua
    Trong thư mục sẽ xuất hiện danh sách những sản phẩm sắp hết lượng tồn để từ đó người dùng lên kế hoạch nhập thêm.
    [IMG]
    Hình 18. Danh sách sản phẩm sắp hết lượng tồn kho
    Ngoài ra thư mục còn hiển thị danh sách các sản phẩm hiện có trong các kho với tình trạng số lượng hiện có và đưa ra dự báo về thời gian cần nhập thêm để người dùng có kế hoạch nhập thêm trong tương lai:
    [IMG]

    Hình 19. Danh sách sản phẩm hiện có
    Quản lý kho theo thời gian thực:
    Người dùng có thể quản lý hoạt động tồn kho thông qua nhật ký kho giống như việc quản lý tài khoản bằng nhật ký làm việc. Phương pháp này giúp người dùng theo dõi kế toán mức tồn kho để sẵn sàng đáp ứng các nhu cầu của công ty. Ví dụ, một công ty muốn thực hiện giao hàng tại một bộ phận ban hoặc nhà kho nào đó. Người dùng có thể tạo một nhật ký và quản lý từng bộ phận đó. Những người dùng khác có thể làm việc trên nhật ký đó như một chức năng cấp cho hoạt động của họ trong công ty.

    Một ví dụ khác, một công ty thực hiện nhiều chuyến vận chuyển có thể lập nhật ký vận chuyển thực hiện bởi các phương tiện giao hàng. Các đơn giao hàng được ghi nhận trong nhật ký chỉ định cho từng phương tiện vận chuyển cụ thể. Một khi có một chuyến vận chuyển ra ngoài công ty, người dùng có thể xác nhận tất cả các đơn đặt hàng có trong nhật ký trong cùng một lúc.
  2. Võ Phước Tài New Member

    cảm ơn tài liệu rất hữu ích! nhưng cho mình hỏi erp này phiên bản nào vậy bạn?

Chia sẻ trang này