Hỏi cập nhật số dư các tài khoản trong openerp?

Thảo luận trong 'Kế Toán' bắt đầu bởi bootrang, 19/2/13.

  1. bootrang New Member

  2. anlh Member

    Hi bạn,

    Theo mình bạn chỉ cần tạo một bút toán nhập hết dữ liệu đầu kỳ vào là được rồi.

    Không biết mình có hiểu đúng ý bạn không.

    Chúc vui!
    Quanvm, admin and chblien like this.
  3. chblien Member

    Hi bạn bootrang,
    Mình không rõ ý bạn hỏi nên hiểu thành 2 trường hợp như sau:
    1. Làm thế nào để nhập số dư ban đầu của các tài khoản vào hệ thống OpenERP khi sử dụng lần đầu tiên?
    Mình cùng ý kiến với bạn anlh, đó là tạo một bút toán rồi nhập hết dữ liệu vào là được. Như vậy ở đây có thể làm 2 cách như sau:
    Cách 1: trên form tổng hợp, bạn nhập số hiệu tài khoản và số tiền của mỗi tài khoản nằm bên Nợ hoặc bên Có, sao cho tổng số tiền bên Nợ của các tài khoản = tổng số tiền bên Có của các tài khoản là được. Sau đó trên form chi tiết bạn nhập số chi tiết cho những tài khoản nào có số dư chi tiết.
    VD: tài khoản 1561-Hàng hóa, bạn đã nhập trên form tổng hợp là số tiền nằm bên Nợ 100tr, qua form chi tiết, ban phải nhập chi tiết 100tr đó bao gồm những gì, giả sử bao gồm
    - 1000 sản phẩm A, đơn giá 30.000/sp
    - 2000 sản phẩm B, đơn giá 35.000/sp
    Cách 2: form nhập liệu vừa là form tổng hợp vừa là form chi tiết luôn, tức là trên một dòng nhập liệu bạn phải nhập số hiệu tài khoản, số tiền bên Nợ hoặc Có, tương ứng với số tiền đó là sản phẩm hay công cụ dụng cụ nào hay đối tượng nào. Nhưng cách này rất dễ nhầm lẫn vì số dư ban đầu của một công ty khá là nhiều.
    2. Xem số dư đầu kỳ của các tài khoản trong OpenERP?
    Nếu muốn xem từng tài khoản, bạn có thể xem trên sổ cái của mỗi tài khoản, tại sổ cái thì bạn còn xem được chi tiết phát sinh của tài khoản đó. Còn muốn xem tất cả các tài khoản thì bạn xem Bảng cân đối số phát sinh.
    Thân ái!
    Quanvm and admin like this.
  4. Qui Trình Chuyển Dữ Liệu Kế Toán

    1. Mô tả:
      Dựa vào Bảng cân đối kế toàn (Balance Sheet) để đẩy các dữ liệu kế toán qua. Những thành phần của 1 Bảng cân đối như sau:
    • Tài sản (Asset)
      • Tài sản lưu động (Current Asset)
        • Tiền (Cash)
        • Phải thu (Account Receivable)
        • Hàng tồn kho (Inventory)
      • Tài sản cố định (Non-current Asset)
        • Tài sản cố định (Fixed Asset)
        • Khấu hao tích lũy (Accumulated Depreciation)
        • Tài sản cố định vô hình (Intangibles Asset)
    • Nợ (Liability)
      • Nợ ngắn hạn (Current Liability)
        • Phải trả (Account Payable)
        • Khoảng nợ phải trả ngắn hạn (Thường là những khoản trả theo kỳ của Nợ dài hạn, VD: Trả lãi suất tiền vay, ...)
        • Thuế phải nộp (Income Taxes Payable)
      • Nợ dài hạn (Long Term Liability)
        • Khoảng nợ trên 1 năm
    • Vốn chủ sở hữu (Shared Holders's Equity)
      • Vốn ban đầu (Capital)
      • Lợi nhuận chưa chia (Retained Earning)
    1. Chuyển dữ liệu:
    Tài sản lưu động (current asset):
    • Tiền (Cash): 2 đợt
      • Đợt 1: A = Chuyển các bút toán liên quan đến payment của Customer or Supplier (Có Reconciliation)
      • Đợt 2: Chuyển End Balance = Số dư trên Balance Sheet – A
    • Phải thu (Account Receivable):
      • Chuyển các bút toán công nợ phải thu liên quan đến Customer (Có thể chỉ chuyển số dư nếu ko muốn lưu thông tin nguồn gốc của nợ đến từ hóa đơn nào)
    • Hàng tồn kho:
      • Chuyển số dư của tài khoản kho trong Balance Sheet
    Tài sản cố định (Non-current Asset):
    • Tài sản cố định (Fixed Asset)
      • Chuyển giá trị của tài khoản tài sản cố định trong Balance Sheet (Có thể chuyển bút toán mua tài sản cố định nếu muốn lưu thông tin Hóa đơn mua)
    • Khấu hao tích lũy (Accumulated Depreciation)
      • Chuyển số dư của tài khoản này trong Balance Sheet (Có thể chuyển bút toán để ghi nhận những đợt đã khấu hao)
    • Tài sản cố định vô hình:
      • Chuyển số dư
    Nợ ngắn hạn (current-liability):
    • Phải trả (Account Payable):
      • Chuyển các bút toán công nợ phải thu liên quan đến Supplier (Có thể chỉ chuyển số dư nếu ko muốn lưu thông tin nguồn gốc của nợ đến từ hóa đơn nào)
    • Khoảng nợ phải trả ngắn hạn:
      • Chuyển số dư
    • Thuế phải nộp (Income Taxes Payable):
      • Chuyển số dư (Có thể chuyển các bút toán thuế GTGT liên quan đến hóa đơn mua bán qua để biết nguồn gốc phát sinh thuế
      Nợ dài hạn (Các khoản nợ trên 1 năm): Chuyển số dư

    Vốn chủ sở hữu (Equity):
    • Vốn ban đầu (Capital): Chuyển số dư
    • Lợi nhuận chưa chia (Retained Earning): Chuyển số dư
    admin thích bài này.
  5. Pigu11 Member

    Dear Thanh, cám ơn bạn đã chia sẻ với diễn đàn, đứng về phương diện kế toán, mình có vài góp ý về bài viết của bạn như sau:

    Non-current asssets là tài sản dài hạn, bao gồm:
    -Các khoản phải thu dài hạn (Cho mượn tiền dài hạn,..)
    -TS cố định ( Nguyen giá, KH lũy kế)
    -Bất động sản đầu tư ( bất động sản mua về với mục đích cho thuê, or chờ được giá để bán)
    -Khoản đầu tư dài hạn (đầu tư vào công ty con, vào cty liên kết, vào cổ phiếu cty khác,..)
    -Các tài sản dài hạn khác ( Đặt cọc dài hạn, Chi phí trả trước dài hạn, Tài sản thuế Thu nhập doanh nghiệp hoãn lại)

    Nợ ngắn hạn bao gồm rất nhiều khoản mục: thông thường bao gồm: Phải trả thương mai (các suppliers), Nợ vay ( Vay dưới 1 năm), Phải trả nhân viên, Khoản vay phải trả trong 1 năm tới (theo lịch trả nợ of khoản vay nhiều năm)...Để xem chi tiết hơn, bạn có thể refer đến bài viết đầu tiên of bạn chblien về hệ thống các tài khoản Việt Nam.


    Về việc chuyển dữ liệu, thật sự mình chưa hiểu lắm những giải thích của bạn, và đây là những thắc mắc of mình, mong được bạn giải đáp, cám ơn bạn.

    Ở khoản mục Tiền, đối với kế toán, người ta chỉ quan tâm đến Tiền tại thời điểm 1/1/20xx, số dư đang nằm ở các tài khoản chi tiết, ở các tài khoản Ngân hàng, các chi nhánh công ty, là bao nhiêu? Ngoại tệ như thế nào, nên việc mở các sổ chi tiết tương ứng với các tài khoản theo dõi năm trước và kết chuyển số dư Cuối kì qua là okie. Chẳng lẽ, trong năm có hàng ngàn bút toán Payment, phải nhập hết??? Việc theo dõi quá trình thanh toán of Customer, Supplier là thuộc khoản mục Receivables, Payables. Mình đang prefer cách bạn chblien, vì mình thấy đơn giản và hợp lí hơn. Vậy bạn có thể giải thích rõ hơn về cách của bạn?


    Ở TSCD, kế toán muốn theo dõi theo từng mã TSCĐ với các thông tin : Nguyên giá ban đầu, thời gian khấu hao, Số tháng đã khấu hao, Giá trị đã khấu hao, giá trị còn lại. Mình nghĩ chỉ cần nhập các thông tin như trên, để phần mềm tiếp tục khấu hao cho các tài sản như năm trước là okie. Còn thông tin về nguyên giá, chứng từ theo từng TS thì mình vẫn có thể lấy được theo dữ liệu back up từ phần mềm cũ, với lại thông thường, kế toán vẫn theo dõi riêng TSCD tren file excel để đối chiếu, theo dõi, và hạch toán vào. Nếu bạn link được phần mềm mới theo từng bút toán (mua TS, Khấu hao) đã hạch toán cho TSCĐ thì bạn sẽ lấy hết all data trở về trước phải ko?

    Dữ liệu thuế GTGT rất nhiều, vì liên quan hoạt động mua, bán là hoạt động chính of DN trong năm, nếu bạn link được hết dữ liệu thì cũng tốt, nhưng ko cần thiết vì mất thời gian và khá phức tạp, chứ theo mình thì các thông tin này cũng đã nằm trong bảng kê hóa đơn mua vào bán ra năm trước, mình cũng đã có file theo dõi riêng, cái này cũng chỉ là nghĩa vụ thuế với bên Thuế mà thôi nên mình chỉ theo dõi balance là được rùi, nó ko chỉ là các hóa đơn phát sinh trong năm, mà là phần còn lại sau khi bạn trả khoản thuế khoản nào đó rồi.

    Mình nghĩ, quan trọng là mở và nhập liệu vào sổ chi tiết, cho đúng với năm trước, và với sổ tổng hợp, kèm theo các thông tin kèm theo, mã hàng, số lượng, đơn giá,....

    Thân ái, mong nhận được các ý kiến đóng góp và tư vấn từ bạn và mọi người trong forum.
  6. Leo Tran Active Member

    Trong OpenERP có sẵn một chức năng kết chuyển số liệu từ năm tài chính cũ sang năm tài chính mới. Ví dụ số dư cuối năm 2012 sẽ là số dư đầu kỳ của năm 2013. Tuy nhiên, mới đầu sử dụng phần mềm thì ta sẽ không có số dư của năm 2012 và ta cũng không quản lý năm 2012 vì coi như chúng ta bắt đầu hoạt động phần mềm từ năm 2013. Do đó ta sẽ làm như sau:
    1. Tạo năm tài chính 2012, 2013.
    2. Tạo tài khoản có tên Số dư đầu kỳ (sddk) (tài khoản này không quan trọng nhưng cần phải có)
    3. Vào sổ nhật ký đầu kỳ (Opening Journal), thiết lập tài khoản ghi có mặc định và tài khoản ghi nợ mặc định là Số dư đầu kỳ
    4. Hạch toán toàn bộ số dư của các tài khoản mà chúng ta cần (lưu ý chọn kỳ của năm 2012). Ví dụ tiền mặt có số dư là 1.000.000. Ta tạo một sổ nhật ký gọi là số dư đầu kỳ rồi hạch toán: nợ 1111 - 1.000.000; có sddk - 1.000.000. Tại đây bạn có thể hạch toán toàn bộ các tài khoản mà bạn muốn tạo số dư đầu kỳ. Tài khoản đối ứng của tất cả các tài khoản đó sẽ là tk: sddk. Sau khi hoàn tất, bạn nhớ post nó.
    5. Vào menu "Kết thúc một chu kỳ" -> Generate Opening Entries. Chọn năm tài chính đóng, năm tài chính mới, chọn Opening Entries Journal, Opening Entries Period. Kick nút tạo
    6. Vào menu "Các bút toán sổ nhật ký", bạn sẽ thấy các bút toán của sổ nhật ký số dư đầu kỳ. Trong đó nó sẽ tự chuyển số dư năm 2012 thành đầu kỳ 2013 và bạn chỉ việc post cái entry này.
    7. Đóng năm tài chính 2012 lại
    Lúc này bạn đã chuyển toàn bộ số dư của năm 2012 thành đầu kỳ năm 2013. Lưu ý: không phải tài khoản nào hệ thống cũng kết chuyển sang. Việc kết chuyển sẽ được quyết định bởi thuộc tính Deferral Method trong "account types".
    Hy vọng giúp đc các bạn. Có gì liên hệ với mình qua email: leo.tran@tvtmarine.com hoặc website: http://erponline.vn
    chblien thích bài này.
  7. chblien Member

    Hi bạn Leo Tran, mình hỏi chút xíu, nếu tạo tk có tên sddk như vậy thì Bảng cân đối số phát sinh và một số Bảng biểu nữa số liệu có bị tăng lên không, nếu tăng thì khi tạo tk sddk mình phải chọn thuộc tính cho tk này như thế nào để số liệu chính xác?
    Cám ơn bạn!
    Quanvm thích bài này.
  8. Leo Tran Active Member

    Như mình đã nói, tất cả được quyết định trong thuộc tính Deferral Method của "account type". Internal type bạn có thể để "thông thường" nếu để view nó sẽ không cho mình định khoản. Còn Account Type bạn có thể để "View" hoặc thậm chí tạo 1 type mới và thuộc tính "Defernal Method" bạn set là "None". Khi đó nó sẽ không xuất hiện trên báo cáo nào hết, và cũng không ảnh hưởng đến hệ thống kế toán của bạn
    chblien thích bài này.
  9. leminh88 New Member

    Hi bạn,

    Mình có theo dõi topic này và thấy có rất nhiều ý tưởng hay. Cá nhân mình, đối với việc nhập số dư đầu kỳ, mình thường làm như sau:

    - Tạo Opening Journal.
    - Book hết tất cả các tài khoản vào trong journal này. Do số dư đầu năm của bạn thường là số trên Bảng cân đối kế toán, Tổng Nợ = Tổng Có. Do đó, chỉ việc nhập hết tất cả các tài khoản vào trong Journal này, sao cho Tổng Debit = Tổng Credit. Phần mềm thấy "Balanced" sẽ tự động ok thôi.

    Cụ thể: Bạn chỉ cần nhập trong Opening Journal:

    Nợ Tiền 900
    Nợ Tài sản cố định 300
    Có Nợ phải trả 200
    Có Vốn 1000

    Tổng Nợ = Tổng Có = 1200: Balanced

    - Với cách này, bạn không cần phải tạo tài khoản trung gian Số dư đầu kỳ. Tạo tài khoản trung gian, nhưng khi xuất report các tài khoản, sẽ khiến tài khoản này bị in ra --> không đẹp cho bảng hệ thống tài khoản doanh nghiệp.

    Ngoài ra, để save time, bạn có thể tạo file CSV để import vô. Sẽ nhanh hơn.

    Trân trọng,
  10. Leo Tran Active Member

    @leminh88

    Mình có chút comment như sau:

    1. "- Với cách này, bạn không cần phải tạo tài khoản trung gian Số dư đầu kỳ. Tạo tài khoản trung gian, nhưng khi xuất report các tài khoản, sẽ khiến tài khoản này bị in ra --> không đẹp cho bảng hệ thống tài khoản doanh nghiệp." => nếu bạn thiết lập tài khoản trung gian thuộc kiểu Openinh/Closing thì nó ko bao giờ hiện tra trên báo cáo.

    2. Làm theo cách của bạn, bạn đã thử kết thúc một năm tài chính và chuyển sang năm mới, sau đó xem báo cáo tài chính thì những con số bạn vừa nhập vào nó vẫn xuất hiện, trong khi trên thực tế nó là số dư của năm trước và không xuất hiện trong năm hiện tại.

    3. Không phải vô cớ mà OpenERP hướng dẫn cách dùng tài khoản trung gian và cũng ko phải tự nhiên mà họ nghĩ ra Account Type là Opening/Closing.

    Thân ái!
    Lê Trường Thanh thích bài này.
  11. Leo Tran nói đúng chính xác đó @leminh88. Bên cạnh đó nếu bạn muốn import chi tiết Công nợ chi tiết (Theo từng hoá đơn CUs hay Sup) mà ko dùng tk trung gian thì bạn sẽ ko bao h quản lý đc Công nợ chi tiết trên Hệ thống mơi
  12. fanha99 New Member

    mình có tí thắc mắc về vấn đề kết chuyển:

    với nghiệp vụ kế toán: thông thường mình sẽ kết chuyển những tài khoản nào? mình hơi gà về khoản kế toán.

    trường hợp các khoản nợ phải thu cũng như nợ phải trả thì mình có phải "Reconcile" (<-- từ này tiếng việt dịch là gì nhỉ?) không?

    nếu Reconcile thì khi xem nợ thì chỉ thấy dc 1 cục nợ to đùng chứ ko thể thấy dc cái nợ đó từ tháng nào, vậy thì khó mà follow up dc. vậy thì phải làm thế nào? hay là bảo "mày chỉ cần biết nó nợ từ năm ngoái là dc"? trong khi hợp đồng ghi đối chiếu nợ cuối tháng, thời hạn thanh toán 6 tháng?

    thông thường, chắc là các công ty muốn sử dụng chung database cho nhiều năm tài chính liên tiếp nhau để tận dụng dc các khoản nhập liệu cho SP và KH cũng như NCC, nhưng lâu ngày thì database sẽ ngày càng phình to. ---> khả năng hệ thống sẽ hoạt động chậm hơn. cách xử lý như thế nào?

    và có khi nào người ta tách riêng database cho từng năm hoặc từng 5 năm? trong trường hợp tách ra như vậy thì làm sao để giữ dc thông tin sp, kh, ncc....? export và import? liệu id của các sp, kh, ncc có giống nhau sau khi export và import?
  13. admin Administrator

    Chào bạn,
    • Thông thường, ta kết chuyển các tài khoản doanh thu, chi phí (loại 5, 6, 7, 8) về tài khoản 911 (tk đánh giá hoạt động kinh doanh). Sau đó kết chuyển số dư 911 sang 421 (tk lợi nhuận chưa phân phối)
    • Kết chuyển số dư cuối kì của các tài khoản trên Bảng cân đối kế toán (Balance Sheet), bao gồm các tài khoản loại 1, 2, 3, 4 thành số dư đầu kì sau.
    Reconcile trong kế toán có 2 nghĩa:
    • Đối chiếu, so sánh số liệu trên sổ sách với dữ liệu khác bên ngoài. Ví dụ: ta đối chiếu giữa số dư tài khoản ngân hàng (tài khoản 112) với sổ phụ ngân hàng (Bank statement) để xem có khớp hay sai lệch gì hay không; hoặc đối chiếu số dư phải thu khách hàng, phải trả cho nhà cung cấp ... với biên bản đối chiếu công nợ ...
    • Liên kết, chỉ ra (mapping hoặc matching) giao dịch này ứng với dữ liệu nào. Ví dụ: nhận được tiền của khách hàng thì phải chỉ ra khoản tiền này là thanh toán cho những hóa đơn nào.
    Từ Reconcile trong OpenERP thiên về ý thứ 2 hơn; nhưng nếu dịch ra tiếng Việt thì mình tạm dịch là "Đối chiếu" :)

    Trong OpenERP, ta thường sử dụng chức năng Reconcile cho trường hợp sau:

    Ví dụ: khách hàng mua hàng của bạn 3 đợt, ứng với 3 hóa đơn:
    - Hóa đơn 1: 1000
    - Hóa đơn 2: 1500
    - Hóa đơn 3: 2000
    Khi khách hàng thanh toán 3000, lúc đó bạn cần sử dụng chức năng Reconcile để chỉ ra là 3000 này được thanh toán cho những hóa đơn nào.

    Hiện nay OpenERP có 2 chức năng Reconcile: Auto Reconcile và Manual Reconcile (bạn tự tìm hiểu thêm nhé)
    Khi dữ liệu quá nhiều và phình to ra thì ta có thể khắc phục bằng các biện pháp phần cứng (nâng cấp).
    Ta cũng có thể làm theo cách này.
    • Về thông tin của sản phẩm, khách hàng, nhà cung cấp ... ta có thể export dữ liệu ra, rồi sau đó import ngược trở vào trở lại. Id của các sp, kh, ncc không giống nhau sau khi thực hiện thao tác export, import nhưng thông tin của các trường dữ liệu thì giống nhau hoàn toàn (nếu import đúng)
    • Về số liệu kế toán, ta có thể chốt số liệu cuối kì năm này, rồi import vào hệ thống làm số liệu của đầu kì năm sau.

    Thân chào!
    fanha99 thích bài này.
  14. fanha99 New Member

    thank admin đã dành thời gian trả lời :)

    nhưng mà vẫn còn vài điểm thắc mắc chưa dc rõ:

    khi sử dụng openerp thì các thao tác của bước 1 thì ta tự thực hiện bằng cách tạo journal entry?
    bước 2 thì tự động bằng thao tác "Ending period" -> Generate Opening Entries.?

    cái khái niệm Reconcile trong openerp thì mình đã hiểu trong quá trình tìm hiểu. chỉ là thắc mắc về cách ứng dụng openerp cho phù hợp thôi.

    VD:
    năm 2013:
    KH A có 3 hóa đơn còn nợ:
    - Hóa đơn 1: 1000, tháng 9
    - Hóa đơn 2: 1500, tháng 10
    - Hóa đơn 3: 2000, tháng 12
    và trả dc 1200.

    KH B có 2 hóa đơn tổng giá trị là 2000. KH C 1500.

    như vậy thì tổng nợ phải thu là 3300 + 2000 + 1500 = 6800. như vậy thì mình kết chuyển dữ liệu như thế nào?
    trong khi sang năm mới mình vẫn muốn theo dõi dc là KH nào vẫn còn nợ mình bao nhiêu, và KH nào có món nợ từ thời điểm nào (trường hợp KH A)?

    trường hợp mình chỉ bắt đầu sử dụng openerp từ năm 2014?

    mình là dân IT, ko rành về kế toán, nên sẽ có những câu hỏi thuộc loại ngớ ngẫn.
    đa phần câu hỏi dc đưa ra để tìm cách giải quyết cho nhu cầu của bản thân.
    --- merged: 24/5/14 lúc 10:32 AM ---
    bạn có thể nói rõ hơn về thuộc tính Deferral Methodkhông?
    vd là với value như thế nào thì nó sẽ kết chuyển? value thế nào thì nó sẽ ko hiển thị? hoặc là có thể cho link để mình tự tìm hiểu cũng dc.
  15. fanha99 New Member

Chia sẻ trang này